Tại sao doanh nghiệp cần phải dùng hoá đơn điện tử?

Với sự phát triển của công nghệ, hóa đơn điện tử ngày càng trở nên phổ biến trong các giao dịch kinh doanh. Để nâng cao hiệu quả quản lý thuế, giảm thiểu gian lận và đảm bảo tính minh bạch, Chính phủ Việt Nam đã quyết định yêu cầu doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2025. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn, mà còn tăng cường sự kết nối giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát.

Chính phủ Việt Nam đã quyết định yêu cầu doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2025. Ảnh minh họa

Lợi ích khi sử dụng hoá đơn điện tử

- Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp sẽ không phải chi tiền cho việc in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn giấy.

- Dễ dàng quản lý: Hóa đơn điện tử giúp việc theo dõi và quản lý hóa đơn trở nên dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn.

- Bảo mật thông tin: Hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu rủi ro thất lạc và bảo mật thông tin khách hàng, doanh nghiệp.

- Nâng cao tính minh bạch: Việc kết nối trực tiếp với cơ quan thuế giúp giảm thiểu gian lận và tạo sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

- Tăng cường tính chính xác: Hóa đơn điện tử sẽ tự động tính toán và kiểm tra thông tin, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình xuất hóa đơn.

Những doanh nghiệp nào bị áp dụng quy định này?

Quy định bắt buộc áp dụng đối với tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ kinh doanh, bao gồm cả các doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoạt động tại Việt Nam. Bất kể quy mô hay lĩnh vực kinh doanh, tất cả đều phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử từ thời điểm này.

Hướng dẫn cập nhật hoá đơn điện tử cho doanh nghiệp

Để thực hiện đúng yêu cầu này, doanh nghiệp cần thực hiện một số bước sau:

- Đăng kí kết nối với cơ quan thuế: Doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản tại hệ thống thuế điện tử của cơ quan thuế để thực hiện kết nối.

- Chọn nhà cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử: Doanh nghiệp cần lựa chọn và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đủ yêu cầu của cơ quan thuế, đồng thời có tính năng kết nối trực tiếp với hệ thống thuế.

- Đảm bảo chất lượng và tính pháp lý: Hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng và tính pháp lý theo quy định của Bộ Tài chính.

Ảnh minh họa.

Mức phạt đối với doanh nghiệp khi không sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về việc doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ ngày 1/6/2025.

Trong trường hợp doanh nghiệp không sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính, doanh nghiệp sẽ vi phạm hành chính về hóa đơn.

Căn cứ khoản 4 khoản 5 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi Khoản 3 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ. Mức phạt đối với trường hợp doanh nghiệp không sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ ngày 1/6/2025, cụ thể:

- Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật (theo điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP);

- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định (theo khoản 5 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP)

- Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

Lưu ý: Đây là mức phạt đối với tổ chức, mức phạt đối với cá nhân bằng 1/2 lần mức phạt của tổ chức.